أهم المعلومات اللازم معرفتها عن إدارة الازمات وطرق حل المشكلات
المقالات الإدارية والقيادة
بواسطة فريق عمل طموح في 05-01-2021
إذا كنت مديرا في أحدى الشركات، فأنت بالتأكيد تعلم أهمية و كيفية إدارة الأزمات بشكل عام، فيجب على القائد أن يمتلك مهارة ادارة الازمات والكوارث ليقوم بحل المشكلات لرعاياه.
و يجب أن تعلم أن مهارة ادارة الازمات والكوارث ليست فطرية فقط ولكنها أيضا مكتسبة و يمكن اكتساب هذه المهارة من حضور دورات فن إدارة الأزمات أو من خلال حقيبة تدريبية عن إدارة الذات.
و سوف توضح لك مقالاتنا كل ما تحتاجه في فن إدارة الأزمات و أنواع الأزمات وطرق حل الأزمات و حل المشكلات.
ماهي إدارة الأزمات؟
إدارة الأزمات هي تحديد التهديدات التي تتعرض لها المنظمة والأساليب التي تستخدمها المنظمة للتعامل مع هذه التهديدات, ونظرا لعدم إمكانية التنبؤ بالأحداث يجب أن تكون المنظمات قادرة على التعامل مع احتمالات حدوث تغييرات جذرية في طريقة تسيير أعمالها وكثيراً ما تتطلب إدارة الأزمات اتخاذ قرارات في غضون فترة زمنية قصيرة وفي كثير من الأحيان بعد وقوع حدث ما بالفعل, وللتخفيف من عدم اليقين في حالة حدوث أزمة, كثيراً ما تنشئ المنظمات خطة لإدارة الأزمات في حال وقوعها.
كيف تعمل إدارة الأزمات؟
أي منظمة كبيرة أو صغيرة قد تواجه مشاكل قد تؤثر سلبا على مسارها العادي للعمليات يمكن أن تؤدي الأزمات مثل الحريق أو خرق البيانات أو الكوارث الطبيعية إلى تكاليف ملموسة وغير ملموسة للشركة من حيث المبيعات المفقودة والعملاء وانخفاض صافي دخل الشركة ويمكن للشركات التي تضع خطة لاستمرارية الأعمال بشكل فعال في حالة حدوث حالات طوارئ غير متوقعة أن تخفف من آثار أي حدث سلبي يحدث وتُعرف عملية وضع خطة للاستمرارية في حالة حدوث أزمة باسم إدارة الأزمات ولكي تكون هناك خطة لاستمرارية الأعمال في أعقاب الأزمة تبدأ معظم الشركات بإجراء تحليل للمخاطر تحليل لتحديد أي أحداث سلبية قد تحدث واحتمال وقوع الأحداث وبمجرد أن يعرف مدير المخاطر ما الذي يتعامل معه من حيث المخاطر المحتملة والتأثير على الشركة يتم وضع خطة من قبل فريق إدارة الأزمات لاحتواء أي طارئ إذا ومتى أصبح حقيقة واقعة.
فن إدارة الأزمات:
- مرحلة الاختراق لإدارة الأزمات:
نجد أن الازمة فى بدايتها تكون للقائد حالة مبهمة و غير معروفة بداخل المؤسسة أو المنظومة ، فنجد أن إدارة المنظمة تقوم بأختراق الازمة من أجل فهم سبب هذه الازمة وما هي دوافعها و معرفة متغيراتها لكي نفهم كيفية ادارة هذه الازمة .
- المرحلة الارتكازية لإدارة الأزمات و الكوارث:
بعد نجاح المؤسسة في تحقيق عملية الاختراق ، فعليها بعد ذلك أن تحقق التمركز و هذا يحدث من خلال انشاء قاعدة ارتكازية فى منطقة الاختراق للازمة ، و نجد أن إدارة المؤسسة تستخدم بعض الأدوات فمنها:
- أدوات لتحديد الاتجاهات.
- أدوات لكى تجذب بها الانتباه.
- أدوات الجذب والاستقطاب.
- أدوات للتهديد.
- مرحلة التوسع:
نجد أن التركيز في هذه المرحلة على كسب الكثير من المؤيدين لإدارة المؤسسة ضد الازمة ،والعمل بقوة لمواجهة هذه الازمة، و نجد أن هذة العملية تتم من خلال فهم و تتبع الازمة .
4- مرحلة الانتشار:
نجد في هذه المرحلة من فن إدارة الازمات ، بأن إدارة المؤسسة تقوم بالإمساك بزمام الأمور بصورة كاملة للأزمة ، و تبدأ بالتأثير في اتجاهات الاحداث ، وليس التأثير بالازمة.
- مرحلة التحكُّم والسيطرة:
يجري التركيز في هذه المرحلة من فن إدارة الازمات على إحكام السيطرة على الازمة وقوى الازمة، وعملية التحكم بقوى الازمة قد تتحقق من خلال الإقناع والتفاوض وقد تتم من خلال الإكراه و الإجبار.
- مرحلة التوجيه:
تعتبر هذه المرحلة من أهم مراحل فن إدارة الازمات, عند الوصول لهذة المرحلة في إدارة الازمة تكون قد وصلت المؤسسة الى النجاح فى التعامل مع الأزمة و حلها
، وهناك بعض الأشكال الأساسية التي يتم أستخدامها للتوجيه في إدارة الأزمات، وهي:
- تحول الأزمة من سلبية الى ايجابية.
- نشر الأزمة فى الخارج.
أنواع الأزمات:
- الأزمات التقليدية:
تكون هذه الازمات قابلة للتنبؤ و يمكن التأثير فيها . ونجد أن هذا النوع من أنواع الأزمات يحدث بسبب استخدام الانظمة التكنولوجية الخطرة مثل انفجار المصانع الكيمياوية، نجد أن من النادر القول على الكوارث الطبيعية و الاجتماعية على أنها أزمات تقليدية.
- الأزمات غير المتوقعة:
نجد أن هذا النوع من أنواع الأزمات نادر الحدوث و لن نستطيع التنبؤ بها على عكس الازمات التقليدية ، و تتمثل هذة الازمات في حوادث الحرائق و الزلازل.
ونجد أن هذا النوع من أنواع الأزمات يحدث بسبب استخدام الانظمة التكنولوجية الشاذة.
- الأزمات الأساسية:
هذا النوع من أنواع الأزمات مصنف على أنه الأكثر خطورة لكونها نادرة الحدوث و أيضا تجمع غياب القدرة على التنبؤ بها ، و نجد أنها تظهر بشكل سريع جدا و مفاجئ و لكنها لا تستمر لفترات طويلة ، و التحدى الذى يصعب من خلالة مواجهة هذا النوع من الازمات هو ضعف الخبرة و يصعب الاستعداد لمواجهة هذا النوع من الازمات بسبب سوء تقدير المؤشرات الضرورية لتحضير للازمة خصوصا الزمان و المكان و احتمالية الحدوث.
- الأزمات الداخلية:
يطلق عليها ايضا الأزمات الذاتية وتحدث داخل المنظمة مثلا عندما يدخن الموظف في بيئة تحتوي على مواد كيميائية خطرة , أو يقدم خدمة عملاء سيئة تنتشر عبر الإنترنت .
يمكن إدارة الأزمات الداخلية أو تخفيفها أو تجنبها إذا قامت الشركة بفرض مبادئ توجيهية وبروتوكولات صارمة للامتثال فيما يتعلق بالأخلاقيات والسياسات والقواعد واللوائح بين الموظفين.
طرق حل الأزمات والمشكلات:
فريق العمل:
نجد أن تشكيل فريق العمل المحترف من أهم طرق حل الأزمات و ادارة الازمات والكوارث ، و يجب على فريق العمل أن يمتلكون مهارات تمكنهم من تحديد هذة الازمات و توقعها وكتابة سيناريوهات للتعامل مع حل الازمة
تشكيل فريق متابعة:
يتم تشكيل فريق متابعة تكون وظيفته تحديد الدروس المستفادة
إنشاء الثقة في إدارة الحملة وعناصرها:
نجد أن الازمات فى أغلبها مباراة أفكار و حرب عقول فبذلك لن يفوز ألا من يتسم فى سمعتة بالمصداقية .
أبعاد ومكونات الأزمة:
أولا: الأزمات تهدد شرعية المؤسسة بأكملها:
من المعروف أن إدراك الجمهور لأداء جهة معينة يؤثر بشكل مباشر على مستقبل هذه الجهة ، تؤدي الأزمة إلى خلخلة هذا الإدراك .
ان فشل رجال الكهرباء في علاج مشكلة انقطاع التيار الكهربائي المتكرر يقلل من مصداقية المؤسسة .
ثانيا: قد تؤدي الازمة الكبرى الى زعزعة رسالة المنظمة:
وهنا نتساءل:
- ما هي رسالة المنظمة ؟
- يوجد مجالات تأثير الأزمة على رسالة المنظمة ؟ فما هي ؟
- هل يوجد أضرار ناتجة عن تأثير الأزمة على المنظمة؟
- ما هي الانعكاسات على مؤدى الخدمة؟
- ما هي الانعكاسات على متلقي الخدمة ؟
ثالثا: تأثير الازمة على حياة الفرد:
تخلق الازمات الاضطراب في حياة الافراد ، و فى الطريقة التى يتعرفون بها على عالمهم و ذاتهم، و شعور الفرد بكيانه الداخلى و نجد أن كثير من الأفراد يلجئون الى التبريرات الخاطئة و يحدث هذا بسبب عدم الرغبة أو عدم القدرة على مواجهة التجربة العنيفة التى من الممكن أن تفقد الإنسان تماسكه الداخلي و قد تؤدي الى " موته " نفسيا وليس ماديا .
ونجد أن الازمات يمكن أن تؤدي إلى صدمة نفسية تحتاج الى الاستشارات النفسية.
عوامل نجاح إدارة الأزمات:
- التعرف على أهمية الوقت:
الوقت من أهم المتغيرات الحاكمة فى ادارة الازمات والكوارث وحل الازمات ، فتشكل ندرة الوقت خطر فى إدراك الازمة و تحديدها ، فالوقت هو عامل مطلوب لاستيعاب حجم الازمة و التفكير فى بدائل لحلها و كيفية اتخاذ قرارات مناسبة لحل الأزمة والسرعة فى تكوين فريق عمل لحل الازمات و الكوارث
- جمع معلومات شاملة لإدارة الأزمة:
نقوم بجمع معلومات وبيانات بكافة أنشطة المؤسسة و بكل الازمات والمخاطر التى يمكن ان نتعرض لها .
- توافر نظم إنذار مبكر:
يجب على هذا النظام ان يتسم بالدقة والكفاءة و القدرة على رصد علامات الخطر و توصيل هذه الإشارات والمعلومات الى متخذي القرارات.
- الاستعداد الدائم لمواجهة الأزمات والكوارث:
فى هذة المرحلة نقوم بتطوير القدرات العلمية لمواجهة الأزمات و منعها، ووضع الخطط و تدريب الأفراد على الأدوار المختلفة أثناء ادارة الازمات والكوارث.
وفي النهاية فلا بد من وجود فريق لإدارة الأزمات يكون قادر علي التعامل مع مختلف التغيرات المفاجئة للمنظمة تحت الضغط وأن تكون ردود فعله سريعة ولكن في نفس الوقت مدروسة وعدم ترك الأمور الي القدر او الصدف بل وضع خطة مسبقة بناء على التوقعات والأحداث المتوقعة لمحاولة التصدي لها او الحد من أثارها علي المنظمة والخروج بأقل خسائر ممكنة.
يمكنكم الحصول على حقيبة إدارة الأزمات تقدم لكم فقط وحصريا من شركة طموح للحقائب التدريبية.
طموح للحقائب التدريبية
طموح نحو تدريب أفضل
المزيد من مقالات طموح :
التعليقات (0)
لا يوجد تعليقات ...